4 - Modèle de charte sur le télétravail
Ce modèle de charte sur le télétravail est à adapter aux caractéristiques et besoins de l’entreprise. Il reprend les mentions légales obligatoires et intègre d’autres mentions facultatives, utiles pour organiser et encadrer le télétravail dans l’entreprise.
Préambule
Préciser les objectifs recherchés avec le télétravail (ex : adapter l'organisation du travail aux nouvelles technologies de l'information et de la communication, améliorer la qualité de vie au travail et faciliter la conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle, conjuguer performance sociale et performance économique, renforcer l'attractivité de l'entreprise, contribuer au développement durable).
1. Champ d’application
La présente charte s’applique à l’ensemble des salariés de l'entreprise remplissant les critères d'éligibilité au télétravail, fixés à l'article 3.
2. Définition du télétravail
Conformément à l'article L. 1222-9 du code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.
Le télétravail peut s'exercer sous une forme :
-régulière et alternée avec le présentiel ;
-occasionnelle (ex : projet interne ; grèves ; épisode de pollution ; intempéries ; situation particulière du salarié) ;
-exceptionnelle (circonstances exceptionnelles, comme une épidémie, ou cas de force majeure).
Les salariés en télétravail bénéficient d’une stricte égalité vis-à-vis des autres collaborateurs travaillant dans les locaux de l’entreprise en ce qui concerne l’exercice des droits individuels et collectifs (1).
3. Conditions de passage en télétravail (2)
3.1 Activités concernées par le télétravail. - Le télétravail est ouvert aux activités répondant aux critères suivants :
-l’activité n'implique pas la présence physique permanente du salarié dans les locaux de l'entreprise ;
-la nature du travail effectué est compatible avec l’utilisation des outils numériques et des outils de communication à distance ;
-la nature des activités exercées n'implique pas l’usage quotidien de données confidentielles non manipulables hors site.
3.2 Critères d’éligibilité. - Pour être éligible au télétravail, le salarié doit remplir les conditions suivantes (préciser les conditions en sachant qu’elles doivent être objectives et non discriminatoires) :
-disposer d'une autonomie suffisante pour exercer son activité à distance ;
-exercer son activité à temps plein ou à temps partiel d'au moins (à préciser) ;
-avoir une ancienneté minimale de (à préciser) dans l'entreprise/dans le poste ;
-attester que son lieu de télétravail répond aux exigences techniques minimales (installation électrique conforme, connexion Internet suffisante, espace permettant de travailler dans de bonnes conditions). Le salarié devra fournir une attestation sur l'honneur.
3.3 Salariés exclus. - Ne sont pas éligibles au télétravail (préciser, il peut s'agir des salariés en CDD ou en contrat de travail temporaire de courte durée à fixer, des salariés en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, des stagiaires).
3.4 Travailleurs handicapés. - Le télétravail est ouvert aux travailleurs handicapés selon les modalités suivantes (à préciser, ex. : fourniture d'équipements et de logiciels particuliers) (3).
3.5 Situations particulières. - Sous réserve que leur activité soit compatible, le télétravail est ouvert :
-aux salariées enceintes dans les conditions suivantes (qui peuvent déroger aux conditions habituelles, à préciser, ex. : à compter de tel mois de grossesse, etc.) ;
-aux salariés « proche aidant » dans les conditions suivantes (qui peuvent déroger aux conditions habituelles, à préciser).
4. Mise en place et rythme du télétravail
4.1 Régulier. - Le télétravail régulier peut être mis en place lors de l’embauche ou ultérieurement, sur la base du double volontariat et à l’initiative :
-du salarié qui formule une demande par écrit (à préciser : lettre, courriel, les deux). Une réponse est donnée dans un délai de (à préciser) jours. Le refus est motivé si le salarié remplit les critères d'éligibilité ;
-de l’employeur qui adresse une proposition écrite (à préciser : lettre, courriel, les deux) au salarié qui dispose d’un délai de (à préciser) jours pour y répondre. Le refus ne constitue pas un motif de sanction ou de licenciement.
Sans exclure les demandes ponctuelles, une campagne annuelle de volontariat au télétravail peut être organisée pour faciliter la gestion des demandes de salariés volontaires.
Le télétravail régulier est organisé selon la fréquence suivante : (à préciser, ex. : nb de jours/semaine, nb de jours/mois avec un nb maximal de jours de télétravail/semaine).
4.2 Occasionnel (grèves/intempéries/pollution). - Le télétravail peut être mis en place de manière occasionnelle, pour une durée limitée, afin de tenir compte de circonstances particulières (grève des transports, épisode de pollution, intempéries exceptionnelles) (4). Le télétravail occasionnel repose sur le double volontariat du salarié et de l'employeur. Il suppose une demande écrite et motivée du salarié ou de l’employeur qui soit acceptée.
Le télétravail occasionnel donne droit à un crédit de jours de télétravail supplémentaires de (à préciser).
4.3 Exceptionnel. - En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou de force majeure, la mise en œuvre du télétravail est considérée comme un aménagement du poste de travail imposé par l’entreprise, par dérogation au principe du double volontariat. Les salariés concernés sont informés par tout moyen (ex : lettre, courriel, affichage, réunion).
5. Formalisation
5.1 Modalités (5). - Le passage au télétravail régulier doit être formalisé dans (à préciser, étant rappelé que la loi n’impose pas la conclusion d'un avenant au contrat de travail. Ex : avenant, écrit, courriel), qui doit préciser :
-la durée, la fréquence, les jours et le lieu du télétravail ;
-la durée de la période d’adaptation et le délai de prévenance par les parties pour mettre fin au télétravail ;
-que l’exercice du télétravail est subordonné à la production des justificatifs adéquats (ex : attestation sur l’honneur de la conformité du lieu de travail à l’exercice du télétravail, attestation d’assurance multirisque habitation).
La mise en œuvre du télétravail occasionnel peut être formalisée par (à préciser. Ex : écrit, courriel, courrier manuscrit remis au responsable hiérarchique contre décharge, oral).
Aucune formalisation n’est nécessaire en cas de télétravail exceptionnel.
5.2 Informations. - En cas de passage au télétravail, le salarié est informé sur :
-les conditions d’exécution du télétravail : rattachement hiérarchique, modalités d’évaluation de la charge de travail, modalités de compte rendu et de liaison avec l’entreprise ;
-les conditions d’utilisation des équipements, outils informatiques et de communication : énoncé des règles, restrictions et sanctions en cas de non-respect, procédure à suivre en cas de panne (6) ;
-les règles relatives à la protection et à la confidentialité des données utilisées et traitées par le salarié à des fins professionnelles ;
-les moyens éventuellement utilisés pour surveiller l’activité du salarié ;
-les règles de prise en charge des frais professionnels, telles que définies dans l’entreprise ;
-l’établissement auquel le salarié est rattaché afin d’exercer ses droits collectifs.
5.3 Période d’adaptation. - Hors cas d’embauche en télétravail, tout passage en télétravail régulier donne lieu à une période d’adaptation d’une durée de (à préciser) à compter de sa prise d’effet. Cette période devant correspondre à une période de travail effectif, elle sera suspendue en cas d’absence du salarié.
Le salarié peut demander à bénéficier d’une formation appropriée ciblée sur les équipements techniques à sa disposition et sur les caractéristiques de cette forme d’organisation du travail.
Pendant cette période, chacune des parties peut librement mettre fin au télétravail (préciser les modalités) en respectant un délai de prévenance de (à préciser). Le salarié retrouve alors son poste dans les locaux de l’entreprise.
5.4 Réversibilité (7). - Passée la période d’adaptation, l’entreprise et le salarié peuvent chacun demander par (préciser les modalités) à revenir à une exécution du contrat de travail sans télétravail, sous réserve de respecter délai de prévenance de (à préciser). Cette demande doit être motivée.
L'entreprise peut sans délai mettre fin au télétravail en cas de changement d'activité incompatible avec le télétravail ou dès lors que le salarié ne remplit plus les conditions d'éligibilité.
En tout état de cause, le salarié dispose d’une priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail correspondant à ses qualifications et compétences professionnelles. La direction informe les salariés en télétravail de tout poste disponible de cette nature (8).
6. Statut, droits et devoirs du salarié en télétravail
6.1 Contrôle du temps de travail (9). - Le salarié en télétravail exerce ses fonctions dans le respect des règles légales et conventionnelles relatives aux durées maximales de travail et au temps de repos.
Pour contrôler le temps de travail effectué, le salarié utilise le logiciel de gestion de temps installé sur son ordinateur / le salarié établit un relevé de ses horaires de travail et l'envoie à son supérieur hiérarchique.
Le salarié en télétravail soumis à un forfait en jours sur l'année exerce ses fonctions dans les mêmes conditions qu'en présentiel dans les locaux de travail et déclare ses jours de télétravail.
6.2 Régulation de la charge de travail. - La charge de travail en télétravail doit être comparable au volume de travail du salarié habituellement effectué dans les locaux de travail.
Le responsable hiérarchique du salarié en télétravail doit fixer des critères de résultats équivalents à ceux des salariés en situation comparable qui exercent leur activité dans les locaux de travail. Il doit assurer un suivi de la charge de travail du salarié et organiser chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail (10).
6.3 Plages de disponibilité (11). - Le salarié en télétravail doit être joignable sur les plages horaires suivantes :
-de (à préciser) heures à (à préciser) heures ;
-de (à préciser) heures à (à préciser) heures.
En cas de besoin, ces plages de disponibilité peuvent être modifiées, sous réserve d’en informer le salarié au moins (à préciser) jours à l’avance.
6.4 Équipements liés au télétravail. - Sous réserve de la conformité des installations électriques du lieu où s’exerce le télétravail (préciser si cela concerne uniquement le télétravail régulier ou également le télétravail occasionnel), l’entreprise fournit au salarié en télétravail et entretient l’ensemble du matériel informatique et de communication permettant l’exercice de ses activités. Une fiche de remise de matériel sera signée par le salarié lors de toute mise à disposition.
Le salarié est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés et d'avertir immédiatement l'entreprise en cas de panne ou de mauvais fonctionnement.
En cas de télétravail occasionnel ou exceptionnel, le salarié peut utiliser son matériel informatique personnel, sous réserve d'un contrôle de conformité et de l'installation des logiciels de travail à distance nécessaires.
Pour les salariés travailleurs handicapés pourront bénéficier d'un suivi particulier quant à l’adaptation de leur poste de travail à leur domicile.
Le salarié est tenu de respecter la charte informatique applicable dans l'entreprise (en présence d'une charte informatique). L'utilisation des outils informatiques mis à disposition par l'entreprise est strictement réservée à des fins professionnelles et ces outils ne doivent pas être utilisés par une autre personne. Le salarié doit préserver la stricte confidentialité des informations et données contenues dans les outils mis à sa disposition. Tout manquement à ces règles pourra donner lieu à sanction disciplinaire (12).
6.5 Droit à la déconnexion. - Le salarié en télétravail bénéficie d’un droit individuel à la déconnexion. Le salarié doit veiller à se déconnecter des outils numériques en dehors des horaires et des jours de travail.
6.6 Lieu du télétravail. - Le télétravail est effectué au domicile du salarié, entendu comme sa résidence habituelle. Le salarié doit disposer d'un espace de travail adapté garantissant des conditions d’hygiène et de sécurité. Le salarié doit informer l'employeur en cas de changement de résidence habituelle.
Avec l'accord de l'employeur, le télétravail peut être effectué dans une autre résidence du salarié ou dans un tiers lieu prédéfini, dès lors qu'ils permettent l'exercice de l'activité professionnelle à distance.
En cas de survenance d’un événement (ex : incendie, problèmes électriques) rendant impropre au télétravail le lieu désigné, le salarié doit en informer son employeur. Le télétravail est alors suspendu.
L’entreprise s’interdit tout accès intempestif au domicile privé du salarié en télétravail. Dans le cadre de ses obligations en matière de santé et de sécurité au travail, l’employeur peut accéder à l’espace destiné au télétravail du domicile avec l’accord préalable du salarié et sur rendez-vous.
7. Accident du travail
L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail et pendant l'exercice de l'activité professionnelle est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.
Le salarié victime d'un accident du travail durant une période de télétravail doit en informer l'entreprise sans délai par tous moyens.
8. Prise en charge des coûts et frais professionnels
L'entreprise prend en charge les dépenses d'installation, de fonctionnement et d'entretien des équipements mis à disposition du salarié.
Les frais engagés par le salarié en télétravail pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'entreprise sont remboursés par l'entreprise dans les conditions suivantes (préciser les modalités, ex. : allocation forfaitaire, aux frais réels sur la base de justificatifs).
9. Assurance
Le salarié en télétravail doit informer son assureur de l'exercice d'une activité professionnelle à son domicile et fournir à l'employeur une attestation d'assurance multirisque habitation.
10. Durée de la charte
La présente charte est établie pour une durée (à préciser, durée déterminée à fixer ou durée indéterminée). Elle s'applique à compter du (à préciser).
11. Suivi
L'employeur s'assure des modalités de mise en œuvre de la charte. Il informe chaque année le comité social et économique des modalités d'exécution de la charte.
12. Dénonciation
L'employeur peut dénoncer la présente charte, après en avoir informé le comité social et économique et les salariés en respectant un délai de prévenance de (à préciser).
Fait à… le…
Signature de l'employeur et cachet de l'entreprise
(1) Principe d'égalité de traitement prévu par la loi (c. trav. art. L. 1222-9, III).
(2) La charte doit préciser les conditions de passage en télétravail (c. trav. art. L. 1222-9, II, 1°).
(3) La charte doit préciser les modalités d'accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail (c. trav. art. L. 1222-9, II, 5°).
(4) La charte doit préciser les conditions de passage en télétravail en cas d'épisode de pollution conduisant le préfet à prendre des mesures propres à en limiter l'ampleur et les effets (c. trav. art. L. 1222-9, II, 1°).
(5) La charte doit préciser les modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail (c. trav. art. L. 1222-9, II, 2°).
(6) Obligation prévue par la loi (c. trav. art. L. 1222-10).
(7) La charte doit préciser les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail (c. trav. art. L. 1222-9, II, 1°).
(8) Obligation prévue par la loi (c. trav. art. L. 1222-10).
(9) La charte doit préciser les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail (c. trav. art. L. 1222-9, II, 3°).
(10) L'employeur est tenu d'organiser chaque année un entretien avec le salarié en télétravail portant notamment sur ses conditions d'activité et sa charge de travail (c. trav. art. L. 1222-10).
(11) La charte doit préciser la détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail (c. trav. art. L. 1222-9, II, 4°).
(12) L'employeur est tenu d'informer le salarié en télétravail de toute restriction à l'usage d'équipements ou outils informatiques ou de services de communication électronique et des sanctions en cas de non-respect de telles restrictions (c. trav. art. L. 1222-10).
