3 - Modèle d'accord collectif sur le télétravail
Le modèle d'accord collectif proposé ci-après contient les mentions obligatoires du code du travail, ainsi qu'un certain nombre de mentions facultatives. Ce modèle doit être adapté en fonction des besoins de l'entreprise.
Préambule
Décrire l’organisation de l’entreprise (contexte avec un historique récent, nombre de sites, activités et effectif à une date donnée).
Préciser les objectifs recherchés avec le télétravail (ex. : améliorer la qualité de vie au travail et faciliter la conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle, contribuer au développement durable) et la politique de ressources humaines souhaitée (ex. : télétravail régulier et/ou occasionnel, généralisé ou ouvert seulement à certains métiers).
Indiquer si le télétravail est mis en place à titre temporaire ou pérenne.
1. Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés à l’exception de (préciser les catégories d’emploi ou les postes).
2. Définition
Le télétravail correspond à la réalisation volontaire, en tout ou partie à l’extérieur des locaux de l’employeur, d’un travail qui y est normalement effectué, en utilisant les technologies de l’information et de la communication.
Le télétravail peut avoir :
-une forme régulière et alternée avec le présentiel ;
-occasionnelle avec une enveloppe de jours (ex. : projet interne ; grèves ; épisode de pollution ; intempéries) ;
-exceptionnelle (notamment pour un cas de force majeure ou une épidémie).
Les salariés en télétravail bénéficient d’une stricte égalité vis-à-vis des autres collaborateurs travaillant dans les locaux de l’entreprise en ce qui concerne l’exercice des droits individuels et collectifs (1).
3. Conditions de passage au télétravail
3.1 Activités concernées par le télétravail. - L’accord peut prévoir par exemple que sont éligibles au télétravail les activités répondant aux critères suivants :
-l’activité ne requiert pas une présence permanente dans les locaux de la société ;
-la nature du travail effectué est compatible avec l’utilisation des technologies de l’information ;
-la nature des activités exercées ne doit pas impliquer l’usage quotidien de données confidentielles non manipulables hors site.
3.2 Critères d’éligibilité. - Pour être éligible au télétravail, le salarié doit remplir les conditions suivantes : (préciser les conditions en sachant qu’elles doivent être objectives et non discriminatoires).
Par exemple, l’accord peut prévoir que le salarié doit :
-être en capacité de travailler de façon autonome ;
-justifier d’une ancienneté minimale de (à préciser) dans son poste ;
-attester que son domicile répond aux exigences techniques minimales.
Le télétravail est ouvert prioritairement aux travailleurs handicapés selon les modalités suivantes (à préciser. ex. : aménagement de l’environnement de travail ; installation de logiciels particuliers). L’accord peut ajouter que les salariés pour qui le télétravail et préconisé par la médecine du travail, les salariés aidants familiaux et les salariées enceintes à compter de … mois de grossesse sont également prioritaires.
4. Mise en place du télétravail
4.1 Régulier. - Le télétravail régulier peut être mis en place lors de l’embauche ou ultérieurement, sur la base du double volontariat et à l’initiative :
-du salarié qui formule une demande par écrit (préciser si c’est par lettre recommandé avec accusé de réception ou par lettre remise contre décharge). Une réponse est donnée dans un délai de … jours. En cas de refus, la réponse est motivée ;
-de l’employeur qui adresse une proposition écrite au salarié qui dispose d’un délai de (préciser le nombre de jours) pour y répondre. Le refus ne constitue pas un motif de sanction ou de licenciement.
À noter que sans exclure les demandes ponctuelles, une campagne annuelle de volontariat au télétravail peut être organisée pour faciliter la gestion des demandes de salariés volontaires.
4.2 Occasionnel (grèves/intempéries/pollution). - Le télétravail occasionnel peut être mis en place, pour une durée très limitée, afin de tenir compte de circonstances particulières (grève de transports, épisode de pollution, intempéries exceptionnelles). Le télétravail occasionnel, repose comme le télétravail régulier, sur un double volontariat. Il suppose une demande écrite et motivée du salarié ou de l’employeur qui soit acceptée.
4.3 Exceptionnel. - En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie ou de force majeure, la mise en œuvre du télétravail est considérée comme un aménagement du poste de travail imposé par l’entreprise, par dérogation au principe de double volontariat. Les salariés concernés sont informés par tout moyen (ex. : courriel, SMS).
5. Formalisation
5.1 Fréquence du télétravail. - De manière à éviter l’isolement lié au télétravail et à favoriser la cohésion d’équipe, l’accord vise à limiter le nombre de jours de télétravail.
Le télétravail régulier est en principe organisé sur un rythme fixe de (préciser le nombre de jours hebdomadaire ou mensuel maximum de télétravail, les modalités de répartition, etc.). L’accord peut déterminer un nombre maximum de jours de télétravail par semaine. Le choix des jours télétravaillés fait l’objet d’un accord entre les parties.
En dehors des cas de recours au télétravail pour des circonstances exceptionnelles, le télétravail occasionnel peut être mis en place ponctuellement dans le cadre d’événements spécifiques. L’accord peut prévoir une enveloppe de jours (préciser le nombre de jours sur une période qui peut être le trimestre, l’année ou autre) à la disposition du salarié et de sa hiérarchie.
5.2 Modalités. - La mise en œuvre du télétravail régulier passe par (préciser les modalités), étant rappelé que la loi n’impose pas que le télétravail soit inscrit dans un avenant au contrat de travail. Quel que soit le support (ex. : avenant, courriel, SMS), il convient de préciser :
-la durée et, la fréquence du télétravail ;
-la durée de la période d’adaptation ;
-que l’exercice du télétravail est subordonné à la production des justificatifs adéquats (ex. : attestation sur l’honneur de la conformité du lieu de travail à l’exercice du télétravail, attestation d’assurance multirisque habitation).
La mise en œuvre du télétravail régulier occasionnel peut être formalisée par écrit par tout moyen (ex. : échange de courriels, courrier manuscrit remis au responsable hiérarchique contre décharge, avenant au contrat de travail) (3).
5.3 Informations. - Avant la mise en œuvre du télétravail, le salarié est informé sur :
-les conditions d’exécution du télétravail notamment : le descriptif des tâches et missions, l’évaluation de la charge de travail, les plages horaires d’accessibilité, la rémunération, la durée du travail, le rattachement hiérarchique, les modalités d’évaluation de la charge de travail, les modalités de compte rendu et de liaison avec l’entreprise ;
-les matériels (hard et/ou soft) mis à disposition du salarié par l’entreprise : le descriptif, les modalités d’installation, de maintenance et de suivi, les conditions de prise en charge des coûts de fonctionnement directs et/ou indirects ;
-les conditions d’utilisation des équipements ou outils informatiques comme Internet : énoncé des règles, restrictions et sanctions en cas de non-respect, procédure à suivre en cas de panne ;
-les moyens éventuellement utilisés pour surveiller l’activité du télétravailleur ;
-la politique d’entreprise en matière de santé et de sécurité au travail notamment les règles relatives à l’utilisation des écrans de visualisation ;
-les dispositions légales et les règles d’entreprise relatives à la protection et à la confidentialité des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles ;
-l’établissement auquel le télétravailleur sera rattaché afin d’exercer ses droits collectifs.
5.4 Période d’adaptation. - Hors cas d’embauche en télétravail, tout passage en télétravail donne lieu à une période d’adaptation d’une durée de … à compter de sa prise d’effet. Cette période devant correspondre à une période de travail effectif, elle sera suspendue en cas d’absence du salarié.
Le salarié peut aussi bénéficier d’une formation appropriée ciblée sur les aspects techniques et la maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC), les procédures de gestion des données, les méthodologies du télétravail.
Pendant ce délai, chacune des parties peut librement mettre fin au télétravail (préciser les modalités) en respectant un délai de prévenance de … Sauf impossibilité, le salarié retrouve alors son poste ou un poste équivalent dans les locaux de l’entreprise.
5.5 Réversibilité. - Passée la période d’adaptation, l’entreprise et le salarié peuvent mettre fin unilatéralement au télétravail, sous réserve d’en informer l’autre partie par (ex. : lettre recommandée avec avis de réception ou lettre remise en main propre contre décharge). La décision devra être dûment motivée par écrit et respecter un délai de prévenance minimum de …
En tout état de cause, le salarié dispose d’une priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail correspondant à ses qualifications et compétences professionnelles. La direction informe les salariés en télétravail de tout poste disponible de cette nature.
6. Statut, droits et devoirs du télétravailleur
6.1 Contrôle du temps de travail. - L’exercice des fonctions en télétravail n’a aucune incidence sur la durée du travail du salarié, en particulier sur le nombre d’heures et/ou de jours travaillés (pour les salariés en forfait jours).
Le salarié en télétravail doit organiser son temps de travail dans le respect des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles et des stipulations de son contrat de travail relatives à la durée du travail.
Pour contrôler le temps de travail effectué ainsi que le respect des durées maximales de travail et des temps de repos, le salarié utilise un logiciel de gestion de temps installé sur son ordinateur et s’assure d’être suffisamment et facilement joignables pour permettre la bonne exécution de leurs missions.
En cas de difficultés pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, il doit contacter sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.
6.2 Régulation de la charge de travail. - La charge de travail à domicile est réputée correspondre au volume de travail habituel du salarié.
Le responsable hiérarchique contrôle l’activité du télétravailleur en attribuant une charge de travail et des critères de résultats équivalents à ceux des salariés en situation comparable qui exercent leur activité dans les locaux de l’entreprise.
Un suivi régulier, notamment de la charge de travail, est assuré par le responsable hiérarchique qui procède également à un entretien annuel permettant d’une part de rapprocher les objectifs avec les réalisations et d’autre part de faire le point sur les conditions d’activité du télétravailleur, notamment sur sa charge de travail.
Le télétravailleur sera informé des éventuels moyens de surveillance de l’activité professionnelle mis en place.
6.3 Plages de disponibilité. - Le salarié en télétravail doit être joignable sur les plages horaires suivantes :
-de … heures à … heures ;
-de … heures à … heures.
Le télétravailleur bénéficie d’un droit individuel à la déconnexion et ne sera pas tenu de répondre aux éventuelles sollicitations en dehors des plages définies ci-avant. En cas de besoin, ces plages de disponibilité peuvent être modifiées, sous réserve d’en informer le télétravailleur au moins … jours à l’avance.
6.4 Équipements liés au télétravail. - Sous réserve de la conformité des installations électriques et du lieu où s’exerce le télétravail (préciser si cela concerne uniquement le télétravail régulier ou également le télétravail occasionnel), l’entreprise fournit au télétravailleur l’ensemble du matériel informatique et de communication permettant l’exercice de ses activités.
Une fiche de remise de matériel sera signée par le salarié lors de toute mise à disposition.
Pour les télétravailleurs reconnus travailleurs handicapés, un suivi particulier sera mis en œuvre quant à l’adaptation de leur poste de travail à leur domicile.
6.5 Obligations du télétravailleur. - Les télétravailleurs sont tenus :
-d’utiliser uniquement ce matériel à titre professionnel et pour le seul compte de l’entreprise à l’exclusion de toute autre utilisation ;
-de prendre le soin le plus extrême de ce matériel (logiciels inclus) et d’informer immédiatement l’entreprise en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail ;
-de respecter toutes les procédures et bonnes pratiques d’utilisation sur lesquelles le télétravailleur aura été informé par la charte informatique ainsi que toutes consignes ultérieures portées à sa connaissance en ces domaines ;
-de préserver la stricte confidentialité des informations et données contenues dans les équipements mis à leur disposition.
Les manquements aux règles ci-dessus pourront donner lieu à sanction disciplinaire.
7. Protection de la santé et de la sécurité
7.1 Prévention. - Chaque télétravailleur est informé de la politique de l’entreprise en matière de santé et de sécurité au travail et, en particulier, des règles relatives à l’utilisation des écrans de visualisation (c. trav. art. R. 4542-1 à R. 4542-19).
Le télétravailleur est tenu de respecter et d’appliquer correctement ces politiques de sécurité. Il fait l’objet d’un suivi par le service de santé au travail dans les mêmes conditions que les autres salariés.
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail doivent être strictement respectées par le responsable hiérarchique.
7.2 Accident du travail. - Le télétravailleur bénéficie de la législation sur les accidents du travail. En cas de survenance d’un accident sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur, le télétravailleur informera immédiatement son responsable hiérarchique ou la direction, dans un délai de 24 heures au plus tard.
8. Environnement du télétravailleur
8.1 Lieu du télétravail. - Le télétravail est effectué soit au domicile du salarié, soit dans un lieu tiers à définir par les parties.
Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail dédié respectant les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail.
En cas de survenance d’un événement (ex. : incendie, problèmes électriques) rendant impropre au télétravail le lieu désigné, le salarié doit en informer son employeur. Le télétravail est alors suspendu.
8.2 Accès au lieu de télétravail. - L’entreprise s’interdit tout accès intempestif au domicile privé du télétravailleur. Dans le cadre de ses obligations en matière d’hygiène, de santé et de sécurité, l’employeur peut accéder à l’espace destiné au télétravail du domicile avec l’accord préalable du salarié et sur rendez-vous. Le cas échéant, les représentants du personnel compétents en matière d’hygiène et de sécurité, en accord avec le salarié, auront la possibilité d’effectuer, en en informant préalablement la direction, une visite du lieu de travail afin de vérifier la bonne application des règles de sécurité, en particulier en termes d’équipements et de conformité des installations effectuées.
8.3 Frais professionnels (3). - L’employeur prend en charge :
-les dépenses d’installation de l’équipement bureautique et informatique nécessaires à l’exercice de l’activité ;
-les abonnements téléphoniques et Internet dont l’usage est strictement professionnel ;
-les éventuelles surprimes d’assurance habitation.
Les éventuels autres frais exposés par le salarié pour exercer son activité professionnelle en télétravail sont remboursés par l’employeur (préciser les modalités). Ce remboursement peut prendre la forme d’une indemnité forfaitaire mensuelle dont le montant et revalorisé chaque année (4).
9. Mesures d’adaptation
9.1 Management à distance. - Des formations spécifiques relatives au management à distance (notamment sur le contrôle de la charge de travail, le droit à la déconnexion et la prévention de l'isolement du télétravailleur) seront proposées aux responsables hiérarchiques. Ces formations pourront aussi être accessibles aux collègues directs du télétravailleur (5).
9.2 Télédialogue social. - Les télétravailleurs peuvent dans les mêmes conditions que tout autre salarié exercer un mandat et disposer librement de leur crédit d’heures.
En période de télétravail généralisé, l’utilisation des outils numériques (notamment la visioconférence) par les élus du personnel et les titulaires d’un mandat syndical sera facilitée (préciser les modalités).
Les délais applicables en matière de dialogue social seront aménagés (préciser les modalités).
10. Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée (préciser s’il est à durée déterminée ou indéterminée). Le présent accord entrera en vigueur le …
11. Suivi
Pour la mise en œuvre et le suivi de cet accord, il est prévu (préciser quel organe réalise le suivi de l'accord et selon quelle périodicité).
12. Révision
Durant sa période d'application les dispositions du présent accord pourront être révisées selon les modalités prévues par les articles L. 2261-7-1 et suivants du code du travail et sous réserve de la validation de l'avenant de révision par la DREETS (remplace la DIRECCTE depuis le 1.04.2021).
Toute demande de révision est faite par lettre recommandée avec avis de réception à chacune des autres parties, et doit être motivée.
Au plus tard dans un délai de … la direction organise une réunion (6).
13. Dénonciation (7)
Conformément aux dispositions légales, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l’une ou l’autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.
La dénonciation prend effet à l’issue d’un préavis d’une durée de … (en l’absence de stipulation expresse, ce délai est de trois mois).
Le courrier de dénonciation donnera également lieu à la formalité de dépôt. Pendant la durée du préavis, la direction s’engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.
14. Notification et dépôt
Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-4 du code du travail, le présent accord est :
-déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail ;
-remis au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes compétent ;
-rendu public et versé dans une base de données nationale des accords collectifs, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
À noter qu’un acte distinct et signé après la conclusion de l’accord peut prévoir que certaines des clauses ne sont pas publiées.
Fait à … le …
Signatures (8)
1) L'accord peut prévoir qu'un bilan annuel est présenté au comité social et économique, sur les évolutions de rémunération des télétravailleurs (c. trav. art. L. 2312-8).
2) Il faut surtout éviter de contractualiser le principe du télétravail, le nombre de jours travaillés et les jours de télétravail ou les heures de connexion.
3) Il est possible de distinguer dans la prise en charge des frais, selon que le télétravail est à l’initiative de l’employeur ou du salarié.
4) Voir § 3-18 sur les modalités de prise en charge des frais professionnels du télétravailleur.
5) Il est recommandé de négocier sur les modalités de formations des managers au télétravail (ANI du 26 novembre 2020, art. 4.1 et 4.2) et sur l’adaptation des conditions de mise en œuvre du dialogue social dans l’entreprise, afin d’en préserver la qualité et la continuité (ANI du 26 novembre 2020, art. 7.4.2).
6) En l’absence de précision, l’accord sera à durée déterminée de 5 ans.
7) Attention car la dénonciation est possible uniquement si l’accord est à durée indéterminée.
8) L’accord doit être signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives représentant plus de 50 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections des titulaires au CSE. À défaut, si l’accord est signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives représentant plus de 30 % des suffrages et comptabilisés selon les mêmes règles précitées, il doit être approuvé par la majorité du personnel dans le cadre d’un référendum (voir § 2-3).
